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Como funciona uma auditoria de contas no condomínio

O aumento das demandas por bens e serviços, a necessidade de manutenção e modernização de elevadores, fachadas e sistemas de segurança, entre outros, e a busca pela valorização patrimonial acabam pressionando os custos condominiais. Os síndicos e administradores começam a buscar formas de racionalizar os gastos, torná-los mais produtivos, de maneira a evitar pressão de alta sobre os rateios ordinários e extraordinários pagos pelos condôminos.

Segundo Julian Clemente, gestor de uma empresa especializada em auditorias de contas em condomínio, o apoio externo especializado ajuda a identificar eventuais desvios, fraudes ou mesmo casos de má administração. A profissionalização do controle financeiro e a maior transparência nos gastos podem contribuir para um melhor aproveitamento dos recursos financeiros.

Segundo ele, a auditoria pode ser tanto “emergencial” (“também conhecida por punitiva ou apurativa”) quanto “preventiva”. A primeira é “mais conhecida, entretanto, é a mais cara, devido à urgência. Já a preventiva é mais indicada justamente para conjuntos habitacionais e comerciais.”

Julian comenta que “a constante movimentação de dinheiro e contas aumenta a possibilidade de erros e omissões”, situações que podem “lesar o condomínio”. “Com uma verificação de contas, pode-se chegar ao responsável e até destituí-lo do cargo, além de acionar a Justiça para ressarcimento dos prejuízos ocorridos. O auditor será capaz de apontar práticas como concessão de descontos indevidos; direcionamento de compras para determinados fornecedores; superfaturamento; criação de falsa demanda para compra de bens ou serviços; e desvios de recursos acobertados por documentos falsos”, enumera o gestor.

O especialista aponta que o serviço do auditor exige conhecimento atualizado sobre legislação, como as fiscais e trabalhistas, por exemplo; domínio de recursos tecnológicos e de técnicas de investigação; entrevistas para levantamento de informações e dados; além da avaliação e elaboração de relatórios. A periodicidade da análise das contas depende do porte do empreendimento. Pode ser mensal, trimestral, semestral ou até mesmo anual.

Entrevista/ Julian Clemente
Em entrevista concedida à revista Direcional Condomínios, Julian Clemente detalha o funcionamento de uma auditoria externa sobre as contas.

Objetivo
A finalidade de um trabalho de auditoria em um condomínio é certificar que as contas, tanto de entrada de recursos como de pagamento de despesas, estejam suportadas por documentos hábeis e de acordo com o orçamento aprovado em assembleia.

Quem contrata?
Os trabalhos de auditoria, na maioria das vezes, são solicitados pelos conselheiros e algumas vezes pelo síndico que busca uma segurança de que seu serviço está sendo bem feito.

Áreas auditadas
Em um condomínio, são os de pagamento das despesas básicas, como salários e encargos (com base na CLT), de contratos de terceirização (limpeza, segurança, portaria, jardinagem), de contas de consumo (energia e água), de serviços de manutenção (por exemplo, elevador), além de compra de materiais, entre outros.

Dica aos síndicos
É preciso separar bem a conta ordinária, relativa aos pagamentos das despesas usuais, da conta extraordinária, voltada para custeio de consertos e reformas das áreas comuns, os quais são, em sua maioria, aprovados em assembleia, juntamente com o rateio extra. Esses valores não podem ser confundidos, a conta ordinária é paga pelo morador – que pode não ser o proprietário -, e a conta extraordinária é paga pelo proprietário.

Outra dica é verificar, no momento dos recebimentos de condôminos Inadimplentes, se os valores de multa e juros estão corretos e se estão sendo cobrados e depositados na conta do condomínio. É também importante fazer uma análise entre os valores orçados em assembleia e os efetivamente gastos. Analisar ainda se a quantidade de funcionários cobrados pelas empresas terceirizadas é a que está sendo alocada efetivamente no condomínio. Finalmente, conferir se as horas extras pagas estão corretas, tanto para os funcionários diretos quanto para o montante apresentado pelas empresas terceirizadas.

Fonte: Direcional Condomínios

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