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Documentos eletrônicos

Opção é diferente da digitalização e documentos têm valor oficial

Por Alexandre Marques (*)

Um dos maiores desafios dos tempos atuais é a desburocratização e agilidade na realização de tarefas que possam, de qualquer forma, serem realizadas de um jeito mais simples. Isso é uma tendência mundial e que no Brasil vem ganhando corpo e mostra-se cada vez mais presente em nosso dia-a-dia.

Nos condomínios, berço da evolução social de convívio, não poderia ser diferente. Do ponto de vista das rotinas operacionais e administrativas, cada vez mais, busca-se uma desburocratização e celeridade dos atos, sem a perda da essência deste ato. É privilegiar a forma ou invés do formalismo.

Têm-se como exemplo disso a esfera das rotinas trabalhistas, onde já é possível uma série de procedimentos eletrônicos que antes somente eram possíveis na forma física, implicando em protocolo junto a órgãos públicos, enfrentando-se filas e eventuais erros na operação.

Hoje, com a chave criptografada de assinatura e reconhecimento eletrônico, cartórios, órgãos públicos, empresas e o judiciário, já dialogam de forma segura, autêntica e rápida sem que haja a perda do conteúdo de documentos, papéis, livros e formulários, ganhando-se tempo, segurança, eficácia e até saúde, já que, evitando-se a impressão desnecessária de papéis, preserva-se o meio ambiente. O processo de certificação é rápido, relativamente barato e bastante eficaz.

A partir do ano que as mudanças na lei, como por exemplo, o Código de Processo Civil fará com que muitos procedimentos processuais poderão ser realizados exclusivamente por meio eletrônico, com ganho de tempo, segurança e economia de dinheiro, a tendência, como acontece no mais das vezes é que essas funcionalidades sejam adaptadas a vida civil, ou seja, nosso dia-a-dia, fazendo com que muitos dos atos que passemos a praticar possam ser feitos de forma eletrônica apenas, passando os mesmos a serem dotados de fé pública.

Os condomínios poderão arquivar guias, comprovantes de pagamento e recolhimento de obrigações, bem como apontamentos e pagamentos de forma eletrônica, nas chamadas nuvens, arquivando-os desta forma pelo prazo previsto em lei para cada uma das obrigações, sem prejuízo da legalidade, veracidade e legitimidade dos documentos, como se físicos fossem. Esvaziando prateleiras e caixas de papéis, cada vez mais inúteis.

Para isso cada administradora, condomínio, gestores, gerentes, auxiliares, deverão ter sua assinatura digital e chave, para instrumentalização deste novo método, de modo a gradativamente substituir a burocracia pilhas infindáveis de papéis, caixas de documentos, etc., por arquivos virtuais.

Trata-se de um caminho sem volta, a evolução natural das questões do dia-a-dia trazidas a gestão do condomínio.Até as assembleias condominiais poderão finalmente ser realizadas de forma virtual, ao contrário do que acontece hoje.

Documentos mais importantes como guias de INSS e FGTS, por exemplo, ainda devem ser arquivados na forma física pelo condomínio pelo período previsto em lei, ainda que simultaneamente com os arquivos virtuais do mesmo documento, dada a importância dos documentos em si.”

Fonte: SindicoNet

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