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Evitando o extravio

O trabalho do carteiro acaba na portaria. A organização para a entrega das correspondências é função do condomínio

Muito maior do que a quantidade de condôminos é o número de correspondências que um condomínio recebe diariamente. Cobranças, cartas e encomendas diversas devem ser organizadas e distribuídas de maneira que todos recebam o que lhes foi enviado.

Para fazer a distribuição dos envelopes e pacotes aos moradores, cada condomínio tem o seu procedimento de acordo com a estrutura do empreendimento e o número de funcionários.

“Depende muito do padrão. Alguns condomínios têm caixas de correspondência onde são depositados os envelopes e, quando há uma entrega de maior volume – um pacote, por exemplo –, o morador retira na portaria. Em outros condomínios, a entrega é feita por andar. Pode haver uma caixa no andar ou pode-se deixar o material na porta, debaixo do tapete”, explica a gerente de condomínios Andréia Carneiro de Almeida.

Existem, ainda, condomínios onde o morador deve retirar toda a correspondência na portaria ou recepção, com o auxílio de um funcionário.

Para Andréia, a melhor forma de organização são os escaninhos – os envelopes são colocados na caixa correspondente a cada unidade. Segundo ela, isso é uma maneira de se evitar extravios.

“A correspondência pode ser entregue na porta ou ser deixada debaixo do tapete, mas aí há moradores que podem alegar não ter recebido. Com a caixinha não há esse problema”, defende.

Caso o condomínio não tenha esse recurso, é possível que o síndico decida a compra junto com o conselho. De acordo com a gerente de condomínios, o custo médio de cada caixa é 50 reais, e o investimento vale a pena. “Se for olhar toda a praticidade não é um investimento caro”, afirma.

Direitos e deveres – O advogado especialista em condomínios Michel Rosenthal Wagner, da MRW Advogados, diz que não há uma lei específica que regule a entrega de correspondência nos condomínios. Há apenas o direito que tanto o condomínio quanto os condôminos têm de receber as cartas.

A Lei 6.538/78, que dispõe sobre os serviços postais, apresenta determinações que envolvem os edifícios comerciais e residenciais em três artigos:

Artigo 20 – Nos edifícios residenciais, com mais de um pavimento e que não disponham de portaria, é obrigatória a instalação de caixas individuais para depósito de objetos de correspondência.

Artigo 21 – Nos estabelecimentos bancários, hospitalares e de ensino, empresas industriais e comerciais, escritórios, repartições públicas, associações e outros edifícios não residenciais de ocupação coletiva, deve ser instalado, obrigatoriamente, no recinto de entrada, em pavimento térreo, local destinado ao recebimento de objetos de correspondência.

Art. 22 – Os responsáveis pelos edifícios, sejam administradores, gerentes, porteiros, zeladores ou empregados, são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.

De acordo com o advogado, a responsabilidade por correspondências extraviadas recai sobre o condomínio.

“Se compararmos o condomínio a uma empresa, com a secretária recebendo  a correspondência e não passando para o destinatário. Se isso acontecer a empresa é responsabilizada. E a empresa pode responsabilizar a secretária”, afirma.

Buscando maior controle das correspondências, alguns condomínios adotam um livro de registros. O porteiro anota a data da entrega no condomínio e, depois, o morador assina o recebimento.

Rosenthal explica que o livro de correspondências não é obrigatório nos condomínios, mas pode ser estabelecido na convenção e no regimento interno.

O advogado salienta a importância do serviço interno de entrega e completa que, em alguns casos, é fundamental que se tenha razoabilidade, apesar do que diz o regimento interno.

Ele exemplifica através do recebimento de um exame médico ou documentos que aparentem ter urgência. “As portarias devem perceber que o serviço é importante. Não é porque o morador não foi buscar que esse tipo de correspondência deva ser prontamente entregue ou deixada de lado”, conclui.

Controle informatizado – O condomínio comercial Top Towers Offices abriga 423 salas divididas em duas torres, uma com 20 e outra com 22 andares. Nele são entregues cerca de 4 mil correspondências por mês.

O gerente predial Hercules Guidone explica que todo o controle das correspondências que chegam ao condomínio é feito através de um software fornecido pela Troad Tecnologia.

“Quando a correspondência chega, ela é carimbada com a data em que foi entregue no condomínio. Há um sistema que gera uma etiqueta de código de barras e aí é feito o link do código com o sistema [de controle]. Isso para que, no futuro , caso necessário, se possa fazer um rastreamento a partir da data de cadastro”, diz.

Após o cadastramento, a correspondência é entregue na porta dos condôminos. Duas vezes por dia, uma na parte da manhã e outra à tarde, dois grupos de recepcionistas fazem as entregas nos dois edifícios. São feitas duas tentativas e, caso ninguém atenda a campainha, um bilhete é deixado embaixo da porta informando que foi feita a tentativa de entrega

A partir daí, a correspondência vai para uma sala utilizada apenas para esse fim. “Existe um sala específica para correspondências com 423 escaninhos. Quando o condômino não está, a correspondência vai para o escaninho. Ele vai até a sala e solicita que a recepcionista pegue a sua correspondência”, conta.

Ter uma sala destinada apenas para as correspondências, também é um meio de reforçar a segurança. No espaço, além das cartas e pacotes, são recebidos os motoboys. Eles têm uma área específica para estacionar o veículo e são recepcionados pelas funcionárias do condomínio, já que o acesso à sala é restrito. A exceção são os motoboys de laboratórios médicos, que têm entrada permitida por meio de cadastro.

Segundo Hercules, o sistema funciona bem, e a maioria das reclamações é em relação à demora na entrega antes que a correspondência chegue ao empreendimento.

Fonte: iCondominial

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