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Planejamento anual sem mistérios

Prática ajuda a enxugar gastos, evitar desperdícios e surpresas desagradáveis ao longo do ano para síndicos e moradores.

Planejamento anual sem mistérios

Passada a euforia das comemorações de Natal e Carnaval, chega um momento crucial para os condomínios: o planejamento orçamentário para o novo ano que começa. Em tempos de inflação crescente, um projeto minucioso e que leva em conta todas as variáveis do edifício, emerge como algo fundamental para que os moradores não levem um susto com aumentos inesperados e desnecessários, ou mesmo se deparem com a impossibilidade de pagar um compromisso assumido.

“Para 2016 é esperado novamente um ano difícil para a economia brasileira, com inflação alta. Desta forma, ressalta-se a importância do plano orçamentário, a fim de minimizar as despesas do condomínio e evitar elevações desnecessárias da taxa condominial”, diz Lisandro Fin Nishi, consultor de Economia e professor da Udesc (Universidade do Estado de Santa Catarina).

Planejamento eficaz

O planejamento anual tem como objetivo prever com antecedência os recursos necessários para manter em dia os pagamentos das despesas prioritárias, como folha de pagamento, água, energia e elevadores, e também das despesas administrativas e de manutenção. E o modo mais prático e eficaz de fazê-lo, segundo a administradora e contabilista Rosely Benevides de Oliveira Schwartz, coordenadora e professora do curso de Administração de Condomínios e Síndico Profissional da EPD (Escola Paulista de Direito), é que o síndico solicite o auxílio da empresa administradora, que poderá fornecer uma planilha com todos os gastos do período anterior. Com isso, é possível fazer o cálculo da variação de cada despesa de um mês para o outro.

“Essa fase é olhar para trás e verificar o que ocorreu com os gastos reais. Deve-se calcular a média de cada item nos 12 meses. Após esse cálculo, deve-se olhar para o próximo período de 12 meses e verificar o que ocorrerá. Por exemplo, se estiver previsto um reajuste de salário em torno de 11%, em maio, esse percentual deverá ser aplicado de maio em diante. Nos meses anteriores, é considerar o valor da média”, detalha.

No caso das manutenções básicas, Rosely indica que sejam analisados os contratos existentes com o zelador ou gerente predial, já que esses profissionais possuem, na maioria das vezes, mais conhecimento desses quesitos. “As despesas referentes às manutenções rotineiras devem entrar no planejamento anual, sendo previsto parcela para as preventivas e parcela para as emergenciais ou corretivas”, observa. “Deve-se lembrar de que os preços em geral sobem, podendo ser aplicada a taxa de inflação para estimar os valores na elaboração do planejamento”, completa Lisandro Fin Nishi.

Com isso, o próximo passo é fazer uma estimativa do percentual de reajuste para todos os contratos, considerando, por exemplo, o IGP-M (Índice Geral de Preços do Mercado). “Todos os serviços essenciais ao funcionamento do condomínio devem ser previstos, tais como fornecimento de água, energia, telecomunicação e elevadores. Outros serviços como jardinagem, que compõem as despesas ordinárias, podem ser contratados de acordo com a realidade mensal de cada condomínio”, explica Rosely Schwartz.

Após realizar a soma dos 12 meses, incluindo despesas diversas e eventuais, deve-se calcular a média de cada item que compõe os gastos, detalha Rosely. “Sobre esse valor total é que será aplicado o percentual de rateio de cada unidade. Além disso, não se pode esquecer de analisar o comportamento da inadimplência, que poderá afetar o orçamento”, completa a contabilista, ao frisar que é fundamental que se tenha uma visão do que será realmente necessário para o próximo período.

“Para funcionar bem, um condomínio necessita da colaboração de todos. Assim, a inadimplência, infelizmente, é um grande problema e deve ser considerada na elaboração do plano orçamentário. A conscientização dos condôminos, tanto quanto a pontualidade dos pagamentos como na economia em geral, assim como de se evitar chamar dois elevadores ao mesmo tempo, por exemplo, é um esforço que deve sempre ser realizado, para que todos sejam beneficiados”, acrescenta o professor da Udesc.

Lisandro também não deixa de citar a importância de se rever contratos e hábitos corriqueiros. “A folha de pagamento costuma ser o item que mais pesa no plano orçamentário. Assim, cada condomínio pode verificar se a terceirização é uma boa alternativa para reduzir os custos. Em tempos de energia cara, trocar as lâmpadas por modelos mais eficientes e duradouros (como led), gera economia no longo prazo, bem como instalar minuterias que desligam automaticamente as lâmpadas após certo tempo sem movimentação de pessoas no local”, comenta.

Erros e gastos desnecessários: como evitar

Feita uma boa análise das despesas ordinárias, ou seja, aquelas que se referem aos gastos rotineiros, o próximo tópico é relacionado às extraordinárias, ou benfeitorias. Essas “devem ser planejadas e realizadas após a aprovação de assembleia, sendo que muitas irão depender de quórum especial, como uma reforma para modernizar o hall de entrada, que dependendo do projeto poderá exigir para a aprovação quórum de 50% mais um da totalidade da massa condominial”, explica Rosely.

“Para projetos mais radicais e que envolvam a inclusão, por exemplo, de quadros de autores famosos ou materiais importados, a aprovação deverá ser feita com quórum de 2/3 na totalidade da massa condominial, e não apenas dos presentes em assembleia”, completa a contabilista, ao destacar que gastos que não estão previstos e não se refiram à emergência “devem ser evitados e levados para aprovação em assembleia. É fundamental que o conselho também tenha como um dos objetivos da gestão o cumprimento do orçamento”.

Quanto aos principais erros cometidos ao fazer o planejamento, Rosely relata: “observo que muitos síndicos não contam com uma previsão
orçamentária bem elaborada, em que tenham sido observados todos os possíveis eventos doperíodo. Outra questão frequente que traz problemas financeiros para o condomínio é realizar gastos sem respeitar o orçamento”.

“Caso ocorra algum evento inesperado e urgente, que não tenha sido previsto e que traga comprometimento ao orçamento, o síndico deverá convocar uma assembleia e justificar o gasto, mesmo que exista dinheiro no fundo de reserva. Essa ação dará maior transparência e tranquilidade ao síndico”, aconselha a especialista.

Pequenas iniciativas que fazem a diferença

Campanhas de consumo consciente e manutenção preventiva são iniciativas que deram certo para o síndico profissional Yamandú Eduardo Martorell. Ele relata que o planejamento orçamentário anual é hábito desde 2013, com auxílio da contabilidade do condomínio e, em alguns casos, com participação do conselho. “Uma prática que venho aplicando, com aprovação na assembleia, é a de incluir no planejamento o rateio do consumo de água e de energia mensais, levando em conta as taxas inflacionárias, já que os reajustes são imprevisíveis”, conta.

Síndico Yamandú Eduardo Martorell faz o planejamento desde 2013Yamandú explica que, no caso do consumo de água, a previsão do rateio é feita em duas situações: nos espaços comuns e no consumo geral, quando se trata de edifícios em que não há individualização das contas por apartamento. O planejamento orçamentário, então, já inclui a expectativa dos gastos mensais, levando em consideração a inflação.
Quanto à energia elétrica, o orçamento se aplica às áreas comuns do condomínio, também considerando as taxas inflacionárias do período. Essa prática, segundo o síndico, contribuiu para que não haja grandes surpresas tanto para o cofre do condomínio quanto para os moradores, além de estimular o consumo mais consciente.

“Dependendo da região em que o condomínio se encontra, na praia ou no centro, os consumos sofrem muita variação, além de que os aumentos nas tarifas da energia e da água, muito acima da inflação, não têm como serem previstos”, detalha, ao observar que a sazonalidade também é levada em conta.

Assim como Yamandú, o síndico Arnaldo Ribeiro de Souza, do Condomínio Residencial Marazul, no bairro Abraão, em Florianópolis, tem atenção especial quando o assunto é água e energia elétrica. “Fizemos uma comissão de sustentabilidade, implementando ações que levam a economizar”, relata ele, ao contar que o planejamento também é feito em parceria com a contabilidade, levando em conta taxa de inflação e despesas do ano anterior.

Manutenção preventiva: gastar antes para economizar depois

A manutenção preventiva do condomínio também é um quesito de destaque para o síndico Yamandú, pois, segundo ele, o controle de rotina ajuda a evitar surpresas e gastos exorbitantes. “A falta de manutenção preventiva diminui a vida útil dos equipamentos e da estrutura do prédio, levando a despesas com troca de equipamentos, ressarcimentos e obras de reforma antes do tempo”, comenta.

“A elaboração e implantação de um programa de manutenção preventiva é primordial para preservar o desempenho, minimizando a depreciação patrimonial do condomínio. O planejamento financeiro de todas as manutenções, como uma previsão de contingência, deve fazer parte do planejamento anual apresentado na assembleia”, frisa o síndico, ao explicar que o programa deve considerar uma escala de prioridades entre os diversos serviços. “Se algum imprevisto acontecer e representar despesas excessivas, deve-se chamar assembleia para aprovação”, completa.

Arnaldo Ribeiro de Souza, síndico do Condomínio Residencial Marazul

Quanto à manutenção, o síndico Arnaldo ainda conta com a colaboração de um engenheiro civil para avaliar o que será feito no próximo ano. A taxa de inadimplência, por sua vez, também é um item que ele e Yamandú levam em consideração no orçamento. “O planejamento deve considerar o nível de inadimplência, levando em conta não só as unidades que normalmente deixam de pagar, como também a média de acordos que entram durante o período. É fundamental que o departamento jurídico seja ativo, proporcionando uma cobrança ágil das taxas atrasadas, o que reduz o impacto no orçamento”, aconselha a contabilista Rosely.

Fonte: CondominioSC

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