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Quais perguntas fazer à empresa de portaria remota?

Saber o que perguntar é fundamental na escolha da empresaSaber o que perguntar é fundamental na escolha da empresa

A portaria remota é um serviço que chegou pra ficar. É cada vez mais comum em cidades grandes e médias sua contratação que, se bem executada, alia economia à melhora no nível de segurança do empreendimento.

Para que se alcance esse objetivo, porém, é fundamental fazer a escolha acertada da empresa que irá prestar esse serviço.

“Optar pelo serviço de portaria remota é uma decisão muito séria e deve ser tomada com calma e muito cuidado”, alerta o especialista em segurança Hugo Tisaka, diretor executivo da NSA, empresa especializada em segurança.

Uma forma de fazer a contratação do serviço com tranquilidade é saber quais perguntas fazer para a empresa. Dessa forma, ao comparar os fornecedores e suas respostas, você terá ótimas pistas sobre qual deverá ser o parceiro escolhido.

“Quando se trata de portaria remota é muito importante que aquela comunidade esteja ciente que o preço não é o fundamental, e sim a qualidade do serviço prestado”, avalia Mauro Mandeltraub, diretor da empresa Mantra Monitoramento.

Além da questão do preço, moradores e condomínio devem se sentir seguros ao se decidirem por fazer a migração da portaria convencional para a remota.

Pensando em quais seriam essas perguntas, o SíndicoNet falou com diversos especialistas no assunto. Eles elencaram mais de 50 perguntas para você tirar suas dúvidas e poder contratar, com segurança, o parceiro ideal para o seu condomínio.

“É importante também visitar dois ou três condomínios com o sistema implantado, além de conhecer, na empresa, como funciona o atendimento”, alerta Odirley Rocha, diretor comercial da Kiper, empresa de portaria remota.

Sobre o funcionamento do sistema

Pré-implantação

  • Como será feito o cadastramento dos moradores?
  • A identificação dos moradores é feita por uso de tags, QRcode ou biometria?
  • Informações dos moradores são armazenadas no local?
  • O que acontece se o morador esquecer o seu controle ou tag?
  • Como os moradores serão avisados sobre a implantação do sistema? Há palestras?
  • Como é o cadastramento e acesso aos funcionários dos moradores? Com uma tag a doméstica da minha unidade pode entrar a qualquer dia e hora?
  • E quanto aos funcionários do condomínio?
  • Vamos despedir todos os funcionários de portaria de uma só vez?
  • Quais adaptações físicas o condomínio deverá fazer?
  • Quanto tempo demora, normalmente, para fazer a implantação do serviço?
  • Qual o custo estimado, por mês, do serviço?
  • O que será cobrado à parte?
  • Qual o papel da administradora durante a transição entre a portaria convencional para a remota?

“Nessa fase, os condôminos devem se sentir bem amparados pela empresa que irá prestar o serviço, ter segurança de que a mesma é capaz de resolver dúvidas e problemas que estão por vir”, assinalou Alexandre Paranhos, diretor da Pro Security.

Pós implantação

  • O sistema da empresa está integrado com o sistema do condomínio de alarme incêndio?
  • Como funcionam as atualizações da solução?
  • O sistema é atualizado de acordo com a legislação?
  • Como funciona se eu perder tag ou QRCode de madrugada?
  • Qual o tempo médio de espera para um convidado ter a sua entrada liberada?
  • O operador tem a imagem de cada morador quando o mesmo tenta entrar no condomínio?
  • Qual sistema de internet é usado pela empresa e por quê?
  • O que é melhor: redundância de internet ou um link dedicado para o condomínio e por que?

“No Brasil, o sinal de internet é muito instável. Sempre optamos é por um link dedicado, que consegue atender com muito mais qualidade o condomínio. Vale dizer também que se houver problema com a internet (mesmo que de dois fornecedores diferentes), o prazo para reparo costuma ser de um dia – enquanto que com um link dedicado, esse tempo de espera cai para duas horas”, argumenta Odirley.

Vale lembrar que há também a opção de envio de dados desse tipo via rádio, uma alternativa viável para algumas empresas de portaria remota.

  • A empresa oferece algum sistema de relatório de segurança do empreendimento?
  • As câmeras da empresa ficam responsáveis também pelo monitoramento das áreas comuns do condomínio?
  • Como são tratados idosos e portadores de necessidades especiais ao entrar e sair do condomínio?
  • O condomínio vai precisar de um gerador?
  • Em quanto tempo o condomínio deve recuperar seu investimento no serviço?
  • As atualizações do sistema são feitas de forma conjunta?
  • Quando houver alguma atualização, ela será feita com todo o sistema?

“Isso é um dos principais problemas hoje. Se o sistema não conversar ‘entre si’, fica difícil para o condomínio fazer com que os equipamentos tenham uma boa durabilidade. Por isso é fundamental contratar um parceiro que ofereça soluções de ponta-a-ponta”, explica Odirley.

Entrada e saída de outros, que não moradores

  • Quem atende os visitantes?
  • Como ficam os sistemas de entregas?
  • Quem recebe a correspondência?
  • Como é para funcionários dos moradores que não são domésticos, como um personal trainer, por exemplo?
  • Como funciona com os casos da imobiliária, se eu quiser colocar meu apartamento para alugar?

“Saber respeitar o regulamento interno de cada condomínio é uma necessidade que o fornecedor deve conseguir entregar. Não adianta oferecer uma ótima infraestrutura se o fornecedor não conseguir respeitar as regras de segurança do cliente. É importante que a portaria remota melhore as condições de segurança do local”, analisa Hugo Tisaka.

Também é importante que o prestador de serviço se adapte às regras do condomínio porque, muitas vezes, para alterá-las, são necessários dois terços dos moradores aprovando as mudanças em assembleia, o que, se sabe, pode ser uma tarefa bastante difícil.

Situações de emergência

  • Em caso de falta de energia, como funciona?
  • Como é o protocolo da empresa para situações como mais de doze horas sem energia no condomínio?
  • Como é o sistema de envio de dados?
  • O sistema funciona offline?
  • Se o portão quebrar de madrugada, qual é o protocolo da empresa?
  • Em quanto tempo a empresa deve mandar um funcionário para uma situação emergencial?
  • Como funciona se o morador perder tag, QRCode ou mesmo o celular?
  • Qual o protocolo para emergências médicas e incêndio, por exemplo?
  • Como funcionará o sistema de pânico para pedestres e pelos veículos?

“É importante fazer esse papel de ‘advogado do diabo’ e realmente tirar as dúvidas sobre esses momentos que geram tensão, principalmente o síndico. É para ele que os moradores irão reclamar quando algo der errado no sistema, principalmente se foi ele quem sugeriu a implantação”, argumenta o síndico profissional Nilton Savieto.

Além de tirar as dúvidas, esse tipo de dado deve constar no contrato com o fornecedor, evitando dores de cabeça futuras para o síndico.

Invasão ao condomínio

  • Caso alguém entrar logo atrás do meu carro?
  • Se alguém arrombar o portão gera algum alerta?
  • Em caso de eu estiver rendido dentro do carro?

“Saber que a empresa contratada tem planos já traçados para todo tipo de situação foi um dos diferenciais que me ajudou a fechar com o meu fornecedor”, explica o síndico profissional Luiz Jorge dos Santos, que demorou três meses para escolher pela empresa de portaria remota do empreendimento onde mora.

Ele acredita que tanta pesquisa tenha valido a pena: mais de 80% dos moradores do seu condomínio aprovaram a mudança que impactou positivamente nos custos e ainda elevou a sensação de segurança dos moradores

Infraestrutura do parceiro

  • Como é o controle de acesso na própria base?
  • As conversas entre morador e base são gravadas?
  • Quantos condomínios ele atende no país?
  • Como é o processo de recrutamento e seleção dos operadores?
  • A empresa conta com seguro de responsabilidade civil?

“Conhecer a infraestrutura do parceiro, saber se há uma tecnologia anti-arrombamento no local, como é o controle de acesso, etc. Também vale saber se os operadores trabalham em um local seguro e se são bem treinados e se contam com um boa reciclagem”, analisa Hugo Tisaka.

Isso é importante porque o prestador de serviços terá acesso a dados dos condôminos. Caso alguém mal intencionado tenha acesso a esses dados, o condomínio ficará com sua segurança fragilizada.

  • Quantos empreendimentos, geralmente, são atendidos por operador?
  • Caso o condomínio precise de um porteiro de madrugada, o mesmo é contratado da empresa ou é terceirizado?
    • Em quanto tempo esse colaborador deve chegar ao condomínio?

“É importante que esteja bem claro no contrato o tempo de resposta que a empresa deve dar, em quanto tempo o funcionário deve chegar, esse tipo de coisa”, explica Alexandre Paranhos.

Isso ajuda a evitar problemas como o portão ficar aberto de madrugada e não haver ninguém para cuidar do espaço durante uma madrugada, por exemplo.

  • A empresa também ficará responsável pela manutenção dos equipamentos do condomínio?
  • Em caso positivo, qual o plano de manutenção preventiva dos equipamentos?
  • A empresa tem conhecimento no setor de portaria remota ou é uma empresa de alarmes entrando no mercado?

“Cada vez mais, infelizmente, vemos empresas que não têm estrutura se aventurando no mercado. O preço pode ser bem melhor, mas o serviço não tem nenhuma comparação com quem trabalha com seriedade”, aponta Mauro Mandeltraub.

Por isso, deve-se frisar a importância de se comparar o serviço prestado entre as empresas, deixando o preço em segundo plano.

Fonte: https://www.sindiconet.com.br/

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