Por Luiz Fernando de Queiroz*
Diz a lei do condomínio que o síndico pode, sob sua responsabilidade, contratar uma administradora para auxiliá-lo nas atividades burocráticas, com a devida aprovação da assembléia dos condôminos. Para que não venha a sofrer prejuízos por má escolha, deve tomar as precauções que a decisão exige, cercando-se de garantias diretas ou indiretas de que, no caso de eventual prejuízo, a empresa não irá fugir de suas responsabilidades.
Para auxiliar os síndicos a buscar uma assessoria confiável, transcrevemos algumas sugestões, coletadas pelo Guia do Condomínio IOB, de fontes diversas.
- Pesquise pelo menos três empresas, solicitando informações sobre sua sistemática de trabalho.
- Se possível, visite pessoalmente as empresas. A impressão, boa ou má, que o ambiente de trabalho lhe causar, será importante na escolha.
- Mas não se deixe só levar pelas aparências. As aparências às vezes enganam.
- Verifique se a administradora mantém conta bancária exclusiva para cada condomínio ou se usa o dinheiro de um para pagar as contas de outros (sistema de conta única, em pool), o que impede um controle efetivo das aplicações e juros devidos.
- Verifique se o balancete é feito em bases correntes (de 1.º e 30 de cada mês), de modo a coincidir com a movimentação financeira do condomínio. Esse expediente também facilita o controle dos recursos.
- Solicite uma lista de condomínios administrados e cheque a qualidade dos serviços prestados, telefonando para alguns síndicos, mas não deixe de ver também outras referências comerciais da administradora.
- Analise com cuidado os pequenos detalhes do contrato de administração. Exemplo: número de assembléias a que a administradora comparece por ano sem cobrar; sistema de cobrança de condomínios atrasados; se é obrigatório recorrer ao advogado da administradora; sistema para comprar produtos (se permite ou não que moradores apresentem orçamentos ou indiquem empresas).
- Observe se há no contrato cláusula especificando que a administradora é responsável pelo pagamento de multas e de despesas extras decorrentes de seus erros. Exemplo: se não recolher o FGTS dos funcionários ou qualquer tribuno no prazo, deve arcar com as multas.
- Cheque se a taxa de administração é aplicada sobre a despesa ou a receita e avalie o que será mais conveniente para o prédio. O fundamental é que não incida sobre receitas ou despesas extraordinárias, tais como pintura e outras.
- Verifique se a empresa é filiada a algum órgão ou associação de classe.
- Solicite a inclusão de cláusula que permita a rescisão do contrato mediante simples aviso prévio com antecedência de 30 dias, para ser utilizada caso o trabalho da empresa se mostre insatisfatório. Não aceite cláusulas que amarrem o condomínio por longos períodos.
Se observar todas, ou quase todas as recomendações acima, dificilmente o síndico irá se incomodar ou sofrer ação de indenização sob o argumento de que houve “culpa in eligendo” (má escolha). Ter sempre o cuidado, nem sempre seguido, de submeter a administradora à aprovação dos condôminos.
Lembrar-se, finalmente, como advertem J. Donaldo Felippe e Samuel Andrade Jr., que “a administradora tem que prestar contas ao Síndico e não ao condomínio. Se houver, em juízo, ação de prestação de contas, movida por condômino ou pelo condomínio, o réu será sempre o Síndico, sendo a administradora parte ilegítima, no caso” (Conflitos & Soluções, Julex, 1991, pág. 15).
*Luiz Fernando de Queiroz é autor do TPD-Direito Imobiliário e do Guia do Condomínio IOB
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